Temat notatek służbowych jest dość popularny i wciąż budzi kontrowersje zarówno wśród pracowników jak i pracodawców.

Otrzymujemy wiele pytań związanych z notatkami służbowymi, głównie od zaniepokojonych pracowników. Jednym z podstawowych problemów pracowników jest to, czy są zobowiązani do przygotowywania notatek służbowych dla pracodawców na polecenie przełożonego. To pytanie nie do końca związane jest z problematyką dotycząca samej notatki, a bardziej z obowiązkami pracownika. Każdy pracownik ma w zasadzie obowiązek stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Sporządzenie notatki służbowej nie jest samo w sobie sprzeczne z przepisami prawa pracy. Sprzeczne z prawem może być ewentualnie polecenie włączenia notatki do akt osobowych, polecenie uzyskania podpisu pracownika pod tą notatką lub polecenie napisania nieprawdy w takiej notatce. Dlatego pracownik, do którego skierowano takie polecenie może w teorii odmówić jego wykonania, choć w praktyce proponowalibyśmy w pierwszej kolejności zwykłą rozmowę z przełożonym.

Pojawiają się też pytania, co konkretnie ma zrobić pracownik, który otrzymał do podpisu notatkę służbową z opisem jakiegoś (zwykle negatywnego) zdarzenia z jego udziałem. Może oczywiście odmówić jej podpisania argumentując, że nie ma obowiązku podpisywać takich dokumentów. Pracownik może również po prostu napisać na notatce „przedstawiono mi do podpisu w dniu ___”, ewentualnie „zapoznałem się w dniu ___” i złożyć podpis. Takie oświadczenie na notatce służbowej nie będzie oznaczało, że pracownik zgadza się z zawartymi w notatce stwierdzeniami, czyli, że „podpisuje się” pod notatką. Jak bowiem podkreślaliśmy w jednym z poprzednich wpisów, sporządzenie notatki służbowej w żadnym razie nie może prowadzić do obejścia przepisów dotyczących nakładania kar porządkowych. Nie można również zmuszać pracownika do swoistego „donoszenia” na siebie poprzez uzyskiwanie podpisu na notatce, który to podpis pracodawca chce potraktować jako „przyznanie się do winy”.

Oczywiście interpretacja treści wszelkich notatek z podpisami pracowników będzie zawsze ostatecznie należała do sądów. Tak więc jeśli pracownik doświadczy negatywnych skutków wynikających z notatki służbowej, zawsze może przedstawić swoje racje w sądzie.