Prosta – wydawałoby się – czynność udzielenia prokury i zgłoszenia tego do Krajowego Rejestru Sądowego może spowodować kilka praktycznych problemów.

Przy zgłoszeniu prokurenta do KRS będziemy potrzebować kilku dokumentów, o które warto zadbać zawczasu, by szybko przeprowadzić proces rejestracji.

Do zgłoszenia udzielenia prokury do sądu rejestrowego (zarejestrowania prokurenta w KRS) potrzebne będą formularze KRS Z3 i KRS ZL.

Zgodnie z odpowiednimi przepisami, powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Dlatego najprostszym rozwiązaniem jest, by dokument o powołaniu prokurenta podpisali wszyscy członkowie zarządu. W dokumencie o powołaniu prokurenta powinna także znaleźć się informacja o tym, jakiego rodzaju prokura jest udzielana (łączna, oddzielna). Ten dokument w oryginale dołączany jest do wypełnionych formularzy KRS.

Obecnie do KRS nie składa się wzorów podpisów osób reprezentujących spółkę. Zamiast tego dokumentu do wniosku należy dołączyć zgodę prokurenta na jego powołanie. Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.

Prokurenta musimy także dopytać o jego PESEL oraz drugie imię. Takie dane bowiem są potrzebne do prawidłowego wypełnienia formularza KRS ZL, a wszystkie inne (imię, nazwisko, rodzaj prokury) już mamy. Dla ułatwienia można powyższe dane umieścić od razu w dokumencie udzielenia prokury.

Należy pamiętać też o uiszczeniu odpowiedniej opłaty sądowej (opłata za zmianę wpisu, informacje tutaj: http://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/okrajowy-rejestr-sadowy/oplaty-obowiazujace-w-postepowaniu-rejestrowym/) i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (informacja tu: http://ms.gov.pl/pl/informacje/news,6078,zmiana-wysokosci-oplat-za-oglaszanie-w-monitorze.html ), co można uczynić przelewem albo (co jest opcją nieco mniej wygodną) w kasie sądu.

Wniosek o wpis należy złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany, czyli od daty udzielenia prokury (czy też ściśle: od daty, od której prokurent jest prokurentem).

Gotowy wniosek można wysłać za pośrednictwem Poczty Polskiej (pamiętając o dowodzie nadania) lub złożyć osobiście w odpowiednim sądzie, czyli - potocznie mówiąc - w KRSie.

Pozostaje tylko czekać na wpis. Najszybciej możemy dowiedzieć się o jego dokonaniu poprzez sprawdzanie aktualnych danych dotyczących spółki w internecie. Często bowiem postanowienie papierowe dostaniemy kilka – kilkanaście dni po dokonaniu wpisu, a aktualizacja widoczna jest w internecie nawet w dniu dokonania wpisu przez KRS.

Należy dodać, że w niektórych wypadkach możliwe jest złożenie wniosku w trybie elektronicznym.