Pracodawcy często sporządzają notatki służbowe dotyczące pracowników i włączają je do akt osobowych. Czemu ma służyć taka notatka?

Notatki służbowe każdy pracownik (np. zarządzający innymi pracownikami) może sporządzić dla siebie i żadne przepisy tej sytuacji nie regulują. Notatkę można sporządzić dla drugiej osoby (np. dla przełożonego) i w tym wypadku prawo zasadniczo również nie ingeruje w tę czynność – jest to równoważne np. z napisaniem e-maila w jakiejś sprawie.

Można również sporządzić tzw. notatkę służbową do akt – czyli włączaną do akt osobowych pracownika.

Jednym z typowych przykładów takiej notatki jest utrwalenie na papierze przebiegu próby wręczenia wypowiedzenia pracownikowi w sytuacji, gdy pracownik odmawia przyjęcia wypowiedzenia i pokwitowania odbioru swojego egzemplarza dokumentu. W normalnym toku spraw wypowiedzenie z adnotacją o odebraniu dokumentu włącza się do akt osobowych. W sytuacji, gdy pracownik odmówił przyjęcia dokumentu, można sporządzić notatkę, która wyjaśnia, dlaczego w aktach nie ma potwierdzenia pracownika.

Jednak niektórzy pracodawcy posuwają się nieco za daleko w pomysłach na wzbogacanie akt osobowych pracowników i sporządzają notatki dotyczące np. rozmów dyscyplinujących, zwrócenia uwagi, różnych przewinień itp. Każdy, kto choć raz miał do czynienia z procesem dotyczącym nieuzasadnionego rozwiązania umowy o pracę wie, że może się to przydać właśnie w sądzie, ale też w razie odmowy podwyżki, premii itp.

Problem polega na tym, że kodeks pracy zawiera przepisy dotyczące kar porządkowych i procedury obowiązującej przy ich nakładaniu. Istotną częścią tej procedury jest m. in. prawidłowe doręczenie pracownikowi informacji o nałożonej karze oraz prawo pracownika do sprzeciwu wobec nałożonej kary.

W sytuacji, gdy pracodawca sporządza jednostronnie opisy negatywnych zachowań pracownika i włącza je do akt osobowych, postępuje on nieprawidłowo. Jest to bowiem obchodzenie przepisów dotyczących kar porządkowych. Oprócz pytania, czy według przepisów pracodawca ma w ogóle prawo umieszczać takie dokumenty w aktach osobowych, pojawia się drugie pytanie - czy poprzez jednostronny opis jakiegoś zachowania pracownika pracodawca nie naruszył prawa dotyczącego kar porządkowych.

Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy, który w swoich orzeczeniach podkreśla, że rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa wyraźnie jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Sąd Najwyższy wskazuje, że nie ma wśród tych dokumentów np. „pism ostrzegawczych”, a sporządzanie takich pism, czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną, ponieważ prowadzi ona do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. (I PK 105/10, I PK 222/10).

Spotkaliśmy się z jeszcze bardziej nieprawidłową sytuacją, gdzie przełożony zażądał od pracownika podpisania się pod taką „notatką” opisującą przebieg przeprowadzonej z nim rozmowy dyscyplinującej. Na pracownika nie została nałożona żadna kara (przewinienie nie było bowiem aż tak znaczące), niemniej jednak pracodawca chciał opis rozmowy włączyć do akt w postaci notatki. Nie bardzo wiadomo, jaka była intencja pracodawcy dotycząca podpisu pracownika – czy jego podpis miał oznaczać „przyjąłem do wiadomości” czy też „zgadzam się z treścią”. Postępowanie pracodawcy niestety nie było prawidłowe, ponieważ umieszczenie takiej notatki w aktach osobowych pracownika byłoby dla niego karą, nieprzewidzianą przez przepisy prawa. Pracownik nie miałby ani wpływu na treść notatki, ani możliwości sprzeciwienia się jej treści. Oznaczałoby to, że został w pewien sposób ukarany bez możliwości odwołania (którą przewidują przepisy w przypadku kar porządkowych). Należy też pamiętać, że przy karach porządkowych obowiązują zasady dotyczące przedawnienia karania oraz zatarcia informacji o karze i usunięcia z akt informacji o jej nałożeniu, co z pewnością nie jest stosowane w przypadku „notatek służbowych do akt” dotyczących zachowań pracownika.