Pracownicy mają często spory kłopot z dopełnieniem swoich obowiązków dotyczących ich nieobecności w pracy, a także usprawiedliwianiem tej nieobecności. W rezultacie pracodawcy borykają się z formalnościami dotyczącymi prowadzenia spraw kadrowych, a także z problemami dotyczącymi zapewnienia prawidłowego toku pracy firmy.

Przede wszystkim należy podkreślić, że w związku z nieobecnością w pracy (lub spóźnieniem) pracownik ma dwa podstawowe obowiązki: 1) powiadomienie pracodawcy, 2) dostarczenie usprawiedliwienia.

Powiadamianie pracodawcy stanowi często największy problem pracowników.

Pracownik może o pewnych faktach wiedzieć z góry, np. kilka dni wcześniej otrzymał wezwanie do stawienia się jako świadek w sądzie albo w czasie popołudniowej wizyty u lekarza otrzymał zwolnienie lekarskie i wie, że rano nie stawi się do pracy.

W takim wypadku pracownik powinien z góry uprzedzić pracodawcę w sposób, jaki jest stosowany w firmie (i np. opisany w regulaminie pracy). Oznacza to, że pracownik powinien zasadniczo tak współpracować z pracodawcą, by ten miał czas na odpowiednie zorganizowanie pracy w czasie nieobecności. Jeśli pracownik już po południu wie, że kolejnego dnia rano nie przyjdzie do pracy, powinien zasadniczo skontaktować się z pracodawcą (przełożonym, działem kadr). Tym bardziej powinien uprzedzić o nieobecności kilka dni wcześniej, jeśli już wtedy wie, że w pracy go nie będzie.

Jeśli pracownik jest w innej sytuacji, tzn. nie wiedział z góry, że nie może stawić się do pracy – czyli np. w sytuacji nagłej choroby – powinien o tym zawiadomić pracodawcę. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, powinien to zrobić najpóźniej drugiego dnia nieobecności. Oczywiście w razie braku możliwości zawiadomienia w tym terminie, pracownik zawiadamia wtedy, kiedy już jest to możliwe. Muszą to jednak być szczególne okoliczności, tzn. zupełny brak możliwości zawiadomienia pracodawcy.

Rozporządzenie zostawia pracodawcy możliwość wprowadzenia stosowanych w firmie sposobów zawiadamiania o nieobecności. Tutaj proponuję zawsze, by w regulaminie pracy znalazło się powiadomienie telefoniczne, e-mailowe lub sms-owe. Proponuję nie umożliwiać powiadomień za pomocą poczty, a nawet faksu (często pracownicy nie upewniają się, czy nadany faks jest czytelny).

Pracownicy przebywający na kolejnych zwolnieniach lekarskich często zapominają o tym, że w sytuacji, gdy kończy się termin jednego zwolnienia lekarskiego, powyższe obowiązki stosują się ponownie. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymuje kolejne zwolnienie lekarskie, stanowiące kontynuację jego usprawiedliwionej nieobecności, to nadal ma obowiązek powiadomić pracodawcę w powyżej wskazanych terminach, że nie przyjdzie do pracy z powodu choroby.

Pracownicy często uważają, że proste wysłanie do firmy zwolnienia lekarskiego jest powiadomieniem pracodawcy o nieobecności. Jeśli pracownik tak wyśle to zwolnienie, że dociera ono do pracodawcy najpóźniej drugiego dnia jego nieobecności (np. faksem lub mailem), to można ostatecznie uznać to za zawiadomienie o nieobecności, aczkolwiek bardzo nonszalanckie (oczywiście w tym wypadku pracownik ma obowiązek dostarczyć oryginał zwolnienia lekarskiego jako dokument usprawiedliwiający nieobecność w pracy). Niestety, często zdarza się, że pracownik wysyła zwolnienie lub kolejne zwolnienie pocztą, bez powiadomienia o tym, że będzie nieobecny. W takiej sytuacji pracodawca przez kilka dni nie ma pojęcia, co z pracownikiem się dzieje. Wtedy już można rozważać stosowanie sankcji wobec pracownika.

Kolejnym obowiązkiem pracownika jest przedstawienie dowodu usprawiedliwiającego nieobecność w pracy. W przypadku zwolnienia lekarskiego jest to oryginał zwolnienia (ściśle: zaświadczenia) lekarskiego. Nie widzę żadnych przeciwwskazań, by pracownik wysyłał pracodawcy kopię (mailem, faksem), gdy tylko otrzyma ten dokument (i gdy zawiadomi już pracodawcę o swojej nieobecności w przewidziany w firmie sposób). Dostarczenie oryginału bowiem może się przeciągać, a pracę kadr zdecydowanie ułatwi posiadanie w jak najszybszym czasie kopii zwolnienia.

W tym miejscu oczywiście każdy pracodawca podpowie, dlaczego zwolnienia lekarskie (szczególnie kolejne) są dostarczane w najpóźniejszym możliwym terminie, ale to już temat zupełnie odrębny.